Axel Joseph AugusteVous savez conduire un bilan. Ce que personne ne vous a expliqué, c'est comment le facturer légalement le jour où plus aucun employeur ne porte le cadre juridique à votre place. La plupart des consultants qui se lancent en freelance découvrent trop tard trois choses : que Qualiopi ne certifie pas une personne, que le portage salarial ne donne pas mécaniquement accès au CPF, et que deux démarches administratives avec des délais courts conditionnent toute la suite. Cet article traite ces points dans l'ordre où ils vous tomberont dessus.
Faut-il être certifié Qualiopi pour exercer en freelance ?
Commençons par l'exception, parce que c'est elle qui fait la différence : non, vous pouvez exercer sans Qualiopi. Depuis le 1er janvier 2022, la certification est obligatoire pour tout organisme qui veut bénéficier de fonds publics ou mutualisés, dont le CPF. Elle ne conditionne pas le droit d'exercer, elle conditionne l'accès à un mode de financement.
Trois situations vous permettent donc de travailler sans être certifié : le bénéficiaire autofinance, l'entreprise cliente paie directement sur ses fonds propres hors dispositif mutualisé, ou vous intervenez en sous-traitance pour un organisme certifié qui porte la prestation. Cette dernière voie est celle que prennent la majorité des consultants en première année.
Deuxième point que beaucoup ignorent : Qualiopi certifie une structure juridique, pas un professionnel. Il n'existe pas de « consultant Qualiopi ». Si vous changez de forme juridique, la certification ne vous suit pas automatiquement. Elle appartient à l'entité qui a passé l'audit, avec son numéro de déclaration d'activité.
Micro, EI, société ou portage : quel statut choisir ?
Le choix se joue moins sur la fiscalité que sur votre accès au financement et sur le volume que vous visez. Un bilan ne peut pas excéder 24 heures réparties sur plusieurs semaines : votre capacité annuelle est donc physiquement bornée, ce qui rend le calcul de chiffre d'affaires assez prévisible dès le départ.
| Statut | Accès direct au CPF | Charge administrative | À privilégier si |
|---|---|---|---|
| Micro-entreprise | Oui, si Qualiopi + NDA obtenus | Faible | Vous démarrez seul, volume modéré |
| Entreprise individuelle | Oui, si Qualiopi + NDA obtenus | Moyenne | Vous dépassez les seuils du régime micro |
| Société (SASU, EURL) | Oui, si Qualiopi + NDA obtenus | Élevée | Vous visez un cabinet, des associés, un salarié |
| Portage salarial | Seulement si le porteur est certifié | Très faible | Vous testez l'activité ou facturez des entreprises |
| Sous-traitance pour un OF | Via le donneur d'ordre | Faible | Vous n'avez pas encore de bénéficiaires |
Aucune de ces options n'est définitive. Beaucoup commencent en sous-traitance ou en portage, puis basculent vers leur propre structure certifiée une fois le carnet rempli. Pour une comparaison détaillée des régimes, voyez notre guide sur le positionnement du consultant indépendant.
Pourquoi le portage salarial n'ouvre pas toujours le CPF ?
C'est la confusion la plus coûteuse du secteur. Le portage salarial règle votre problème de statut social : vous devenez salarié de la société de portage, qui facture vos prestations et vous reverse un salaire. Il ne règle pas, en soi, votre problème de financement.
Pour qu'un bilan soit payé par le CPF, l'entité qui facture doit disposer d'un numéro de déclaration d'activité et d'une certification Qualiopi. Or la plupart des sociétés de portage généralistes ne sont pas des organismes de formation. Certaines le sont, on parle alors de portage pédagogique, mais c'est une minorité.
Le contrôle à faire avant de signer tient en une phrase : demandez l'attestation Qualiopi de la société de portage et vérifiez que la catégorie « bilan de compétences » y figure. Le référentiel national qualité distingue les catégories d'action, et le bilan en constitue une à part entière. Un porteur certifié pour les actions de formation n'est pas automatiquement habilité sur le bilan. Notre article dédié au portage salarial pour un consultant en bilan de compétences détaille les clauses à lire.
Obtenir Qualiopi seul : le calendrier et l'erreur de timing
Le référentiel national qualité compte 7 critères et 32 indicateurs, dont une partie seulement s'applique aux bilans. L'audit initial porte principalement sur vos procédures : votre processus d'accueil, votre méthode d'analyse du besoin, vos modalités d'évaluation, votre traitement des réclamations. Vous pouvez donc être certifié avec très peu de dossiers réalisés.
C'est précisément là que se joue l'erreur de timing. Le cycle comprend un audit initial, un audit de surveillance en cours de deuxième année, puis un audit de renouvellement. L'audit de surveillance, lui, ne se contente pas de procédures : il demande des preuves d'exécution réelles. Le consultant qui se certifie six mois avant d'avoir un flux de bénéficiaires se présente en surveillance avec trois dossiers incomplets et des heures non tracées.
La règle pratique : certifiez-vous quand votre process tourne, pas quand votre plaquette est prête. Une auto-évaluation sur les 32 indicateurs vous dira en une après-midi si vous êtes prêt ou s'il vous manque des preuves.
TVA et déclaration d'activité : deux délais à ne pas rater
Deux démarches conditionnent votre conformité et aucune des deux n'est rétroactive.
La déclaration d'activité d'abord. Dès que vous concluez votre première convention de bilan, vous devez déposer une déclaration auprès de la DREETS dans les trois mois. Elle vous donne votre numéro de déclaration d'activité, le fameux NDA, préalable indispensable à toute démarche Qualiopi. Sans première convention, pas de NDA : l'ordre des opérations est donc convention, puis NDA, puis Qualiopi.
L'exonération de TVA ensuite. Le bilan de compétences relève des actions de développement des compétences au sens du Code du travail, ce qui ouvre droit à l'exonération de TVA sur les prestations de formation professionnelle continue, sur attestation délivrée par l'administration. La demande se fait sur formulaire dédié et l'exonération ne joue pas sur le passé. Un consultant qui la demande dix-huit mois après son démarrage a facturé dix-huit mois de TVA qu'il ne récupérera pas. Faites-la tôt, même si votre activité démarre lentement.
Comment trouver ses premiers bénéficiaires ?
La réponse honnête est qu'au démarrage, vos premiers bénéficiaires viendront rarement de vous. Ils viendront d'un organisme qui en a trop.
Quatre canaux fonctionnent réellement en première année :
- La sous-traitance pour un organisme certifié. Vous réalisez, il porte le financement et la relation contractuelle. Le référentiel impose au donneur d'ordre de s'assurer que ses sous-traitants respectent les exigences applicables : attendez-vous à fournir CV, méthodologie et preuves de formation continue.
- Les prescripteurs de proximité. France Travail, APEC, missions locales, services RH de PME. Ils ne financent pas toujours mais ils orientent.
- Les entreprises directement, via le plan de développement des compétences. Cycle de vente long, panier plus élevé, aucune dépendance au CPF.
- Le référencement sur Mon Compte Formation, une fois certifié, qui suppose un catalogue publié et des avis.
Rappelez au passage à vos interlocuteurs que le CPF s'alimente de 500 euros par an, plafonné à 5 000 euros, et qu'une participation forfaitaire d'environ 100 euros reste à la charge du titulaire depuis 2024, sauf demandeur d'emploi ou cofinancement employeur.
De quoi faut-il s'équiper pour démarrer ?
Le matériel n'est pas le sujet. La traçabilité, si. Un audit ne vous demandera jamais votre marque d'ordinateur portable, il vous demandera de prouver que vous avez respecté les trois phases réglementaires, préliminaire, investigation et conclusions, et que les heures réalisées correspondent à ce qui a été facturé.
Votre équipement minimum :
- une convention type conforme, tripartite quand un employeur cofinance ;
- un questionnaire de recueil du besoin daté et signé en phase préliminaire ;
- des outils d'investigation traçables : RIASEC, inventaire de personnalité, questionnaire de valeurs, avec la trace de la restitution ;
- un suivi des heures horodaté, séance par séance ;
- un document de synthèse remis au seul bénéficiaire, dont la confidentialité est absolue ;
- une trace de la proposition d'entretien de suivi dans les six mois.
Un tableur tient tant que vous avez cinq bénéficiaires. Au-delà, l'administratif mange vos soirées. C'est exactement ce que Bilan de Compétences automatise : les preuves se constituent pendant que vous accompagnez, et votre conformité devient un sous-produit naturel d'un bon suivi.
Questions fréquentes
Peut-on faire des bilans de compétences sans Qualiopi ?
Oui, à condition de ne pas mobiliser de fonds publics ou mutualisés. Autofinancement du bénéficiaire, paiement direct par une entreprise sur fonds propres, ou intervention en sous-traitance pour un organisme certifié : ces trois voies sont légales sans certification. Vous restez soumis aux obligations du Code du travail sur le déroulement du bilan.
Quel statut choisir quand on débute comme consultant freelance ?
La micro-entreprise dans la majorité des cas : coût de création nul, comptabilité allégée, et rien ne vous empêche d'obtenir un NDA puis Qualiopi sous ce régime. Basculez vers l'entreprise individuelle au réel ou une société quand vous approchez des seuils ou que vous voulez recruter. Notre article sur les statuts et les revenus du métier chiffre les scénarios.
Combien coûte la certification Qualiopi pour un indépendant ?
Le coût se décompose en deux postes : la préparation, que vous pouvez faire seul ou déléguer à un consultant, et l'audit facturé par un organisme certificateur accrédité. Les tarifs varient fortement d'un certificateur à l'autre et selon le nombre de catégories d'action visées. Demandez trois devis en précisant que vous visez la seule catégorie bilan de compétences, moins lourde qu'un périmètre complet.
Le portage salarial permet-il de facturer un bilan de compétences ?
Oui pour une prestation payée par une entreprise ou par le bénéficiaire lui-même. Non pour un financement CPF, sauf si la société de portage est elle-même déclarée comme organisme de formation et certifiée Qualiopi sur la catégorie bilan de compétences. Exigez l'attestation avant de signer le contrat de prestation.
Ce que vous pouvez faire cette semaine
Vérifiez dans l'ordre : avez-vous une convention type prête à signer, un NDA demandé dans les délais, une demande d'exonération de TVA déposée. Ces trois éléments valent plus qu'un site internet.
Pour la suite, testez la plateforme sur un premier dossier réel : tests psychométriques, suivi des heures, synthèse assistée et export EDOF dans un seul endroit. L'essai gratuit se lance en quelques minutes, sans carte bancaire.